心理科学可以使您的会议更好

根据近200项关于工作场所会议的科学研究，一组心理科学家提供了建议，以便在会议开始之前，以及在会议结束之后充分利用会议。他们的报告发表在心理科学当前方向，心理科学协会期刊上。

会议是当今专业工作场所几乎无处不在的方面，并且有关于如何开展会议的丰富的贸易智慧和书面指导。但是，正如研究人员Joseph Mroz和Joseph Allen(内布拉斯加州奥马哈大学)和Dana Verhoeven以及Marissa Shuffler(克莱姆森大学)所指出的那样，现有科学对这一指导的了解很少。

“会议通常很糟糕，但会议科学告诉我们，我们有具体的方法来改进它们，”艾伦说。“领导者可以更有条理，准时开始，并鼓励安全的共享环境。与会者可以做好准备，准时，参与。”

科学表明，在适当的情况下，会议可以为创造性思维，问题解决，讨论和创意创造提供场所。然而，大量的员工研究表明，尽管有专门的组织资源，包括时间，工资，心理资源和技术，但大多数会议效率低下。

改善会议并非易事。根据研究人员的调查结果，员工平均每周工作6小时，经理平均花费23个小时。研究表明，员工对会议的态度会影响他们对工作和福祉的整体态度。

在他们的报告中，Mroz，Allen，Verhoeven和Shuffler强调了良好会议的成分，包括人们如何为会议成功做准备，会议的某些方面如何制定或破坏会议，以及会议后如何改善团队成果。

在会议之前

评估当前需求：会议应涉及解决问题，决策或实质性讨论。不应该拘留他们以分享例行或非紧急信息。

发布议程：制定议程使所有利益相关方明确会议优先事项，并允许与会者事先做好准备。

邀请合适的人：领导者应该询问会议的目标是什么，以及谁的专业知识可以帮助团队实现目标。

会议期间

鼓励贡献：调查结果表明，高水平的表演者使用会议来设定目标，促进小组理解工作问题，并寻求反馈。

为幽默创造空间：幽默和笑声可以激发积极的会议行为，鼓励参与和创造性解决问题，研究表明。这些积极的会议行为可以在两年后同时预测团队绩效。

重定向抱怨：与会者应该意识到抱怨会很快导致无用和无望的感觉，领导者应该尽快平息抱怨。

保持讨论重点：领导者还确保遵循会议的目的和议程。领导者应该准备好识别功能失调的行为，并进行干预以重新聚焦会议。

会后

分享会议记录：发送会议记录可作为所做决策的记录，后续步骤的行动计划以及指定角色和职责的概要。此步骤也会在无法参加会议但需要信息的人员中循环。

寻求反馈：反馈可以告知未来会议的结构和内容。特别是，领导者可以识别会议问题以提高与会者的满意度。

展望未来：为了巩固会议期间取得的进展，利益相关方应考虑会议的未来行动，后续行动以及即时和长期成果。

Mroz，Allen，Verhoeven和Shuffler指出，视频，音频和运动跟踪技术可以对会议进行更好的视频和音频分析。这些改进可以帮助研究人员分析行为，而不是事后的态度和自我报告。他们指出，“远程会议”和视频会议需要更多的学习，因为它们可能呈现出自己的动态，优势或挑战。